اول از همه، بیایید تعریف کنیم که پلنر چیست. فرهنگ لغت Merriam-Webster پلنر را به این صورت تعریف می کند
چیزی (مانند یک دستگاه، برنامه یا دفترچه یادداشت) که یک برنامه زمانی ارائه می دهد و برای برنامه ریزی فعالیت ها، سفرها و غیره استفاده می شود.
پلنر ابزاری است که به شما کمک می کند تا هر کار، هدف یا اقدام مورد نیاز را در حین انجام آن به دست آورید.
برای خرید جدیدترین سالنامه ۱۴۰۲ و سررسید ۱۴۰۲ از واحد سالنامه برگ کلیک کنید.
نحوه استفاده از برنامه ریز
برای استفاده بهینه از یک برنامه ریز، باید نوع صحیح پلنر را با توجه به اهداف خود انتخاب کنیم و ایده های خود را در مورد مبانی سازمان و هدف پلنر روشن کنیم. سپس، باید بیاموزیم که چگونه یک پلنر را ساختار دهیم و در داخل چه چیزی بنویسیم.
اگر نمی‌دانید به چه نوع برنامه‌ریزی نیاز دارید، وبلاگ‌های ما را در مورد برترین برنامه‌ریزان بهره‌وری و بهترین برنامه‌ریزان دیجیتال رایگان بخوانید. در آنجا می توانید گزینه های زیادی را پیدا کنید که مفید خواهند بود.
هنگام سفارشی سازی پلنر خود ابتدا چه کاری باید انجام دهید
در اینجا چند نکته برای استفاده بیشتر از پلنر وجود دارد:
اصول را درک کنید
برنامه ریزان برای سازماندهی زمان شما عالی هستند، اما نمی توانند همه کارها را برای شما انجام دهند. برای استفاده موثر از یک برنامه ریز، باید درک خوبی از نحوه کار آنها داشته باشید.
به طور کلی، موارد موجود در پلنر شما به یکی از دو دسته تقسیم می شوند:
رویدادهای تقویم: رویدادها یا تعهدات با تاریخ یا زمان شروع و پایان سفت و سخت (به عنوان مثال، جلسات).
کارهای انجام شده: کارهایی که باید انجام شوند - اینجا جای تعجب نیست! کارها ممکن است تاریخ شروع و پایان سفت و سختی داشته باشند، یکی و نه دیگری، یا کاملاً انعطاف پذیر باشند (به عنوان مثال، اظهارنامه مالیاتی را ثبت کنید).
به عنوان یک قاعده کلی، رویدادهای تقویم ستون فقرات پلنر شما را تشکیل می دهند. مطمئناً، ممکن است بتوانید آنها را جابجا کنید، اما به طور کلی، برنامه ریزی در اطراف آنها آسان تر است.
کارهای انجام شده بخش اصلی پلنر شما خواهند بود، اما همیشه به اندازه رویدادهای تقویم سفت و سخت نیستند. به همین دلیل است که بسیاری از افراد وظایف خود را در یک لیست جداگانه می نویسند و آنها را در بلوک های زمانی بین رویدادهای تقویم برنامه ریزی می کنند.
یک هدف روشن در ذهن داشته باشید
دلایل پشت انتخاب خود برای استفاده از پلنر را روشن کنید.
شما می خواهید به چه جیزی برسید؟ شاید شما می خواهید زندگی پربارتری داشته باشید؟ یا می خواهید در مدیریت زمان خود بهتر شوید؟ آیا می خواهید سلامت و رفاه خود را بهبود ببخشید و آیا برای رسیدن به این هدف به پلنر نیاز دارید؟
چگونه یک پلنر را ساختار دهیم؟هنگامی که اصول و انگیزه ها مشخص شد، زمان آن است که به چگونگی ساختار یک پلنر فکر کنید. یک سیستم سازمانی ایجاد کنیدایجاد سیستمی برای نوشتن چیزها در پلنر ضروری است. راه درستی برای انجام این کار وجود ندارد، اما بسیار مهم است که ثابت قدم باشید و همه اطلاعاتی که نیاز دارید به راحتی در دسترس باشند. برخی از مواردی که باید گنجانده شوند عبارتند از: نام وظیفهسررسید و زماناولویتمکان (در صورت وجود)اطلاعات تکمیلی (به عنوان مثال، نام، اطلاعات تماس)از ویژگی های پلنر استفاده کنیدبسته به نوع برنامه‌ریزی که از آن استفاده می‌کنید، ممکن است ویژگی‌های خوبی داشته باشد که می‌تواند به شما در صرفه‌جویی در زمان و سازماندهی ماندن کمک کند. در اینجا چند نمونه هستند:بخش یادداشت ها: یادداشت برداری در طول جلسات یا جلسات طوفان فکری؟ بسیاری از برنامه ریزان بخش های یادداشتی را تعیین کرده اند که یافتن افکار شما را بعدا آسان می کند.بخش‌های مرجع: برنامه‌ریزی با دفترچه آدرس دارید؟ از آن برای پیگیری مخاطبین مهم استفاده کنید تا در صورت نیاز بتوانید به راحتی اطلاعات آنها را پیدا کنید.برچسب‌ها، برچسب‌ها و برچسب‌ها: برخی از برنامه‌ریزان دارای برچسب یا برچسب‌هایی هستند که می‌توانید از آنها برای علامت‌گذاری تاریخ‌ها یا کارهای مهم استفاده کنید. این می تواند یک راه عالی برای افزودن حس شخصی به پلنر شما باشد.در یک پلنر چه چیزی بنویسیمیک برنامه هفتگی بسازیدیک راه موثر برای سازماندهی زمان، نوشتن یک برنامه هفتگی است. اگر کارهای تکراری یا قرار ملاقات هایی دارید که باید در روزهای خاصی تکمیل شوند، این می تواند مفید باشد. برای مثال، فرض کنید هر دوشنبه ساعت 10 صبح یک جلسه هفتگی با تیم خود دارید. می‌دانید که این جلسه حدود یک ساعت طول می‌کشد، بنابراین باید آن زمان را در برنامه‌ریز خود مسدود کنید. به‌علاوه، می‌خواهید قبل و بعد از جلسه زمان اضافی برای آماده‌سازی و پیگیری بگذارید. با تنظیم یک برنامه هفتگی، می توانید اطمینان حاصل کنید که برای همه چیزهایی که در راه است آماده هستید - و برای تکمیل آن زمان دارید. از چیزهایی که به آنها اهمیت می دهید یادداشت برداریددر اینجا نمونه هایی از چیزهایی هستند که باید در پلنر خود یادداشت کنید: برنامه های کاریتولدها، سالگردها و تعطیلاتمهلت هالیست کارهاروزهای تعطیلسررسید پرداخت قبضقرار ملاقات با پزشکلیست خریدتعمیرات خودرومهمانینقل قول های الهام بخشافکاری که داریداهدافاگر از پلنر خود برای سازماندهی سلامت و رفاه شخصی نیز استفاده می کنید، ممکن است بخواهید موارد زیر را نیز یادداشت کنید: مراحل چرخهعادات خوابیدنعادات غذاییسطوح انرژیمصرف رسانه های اجتماعیورزش و فعالیت بدنیپنج نکته برای سازماندهی پلنر شما1. اولویت های کار را تعیین کنیدهر روز، چند دقیقه وقت بگذارید و به آنچه مهم‌تر است فکر کنید. چه کارهایی باید ابتدا انجام شود؟ چه مهلت هایی را باید رعایت کنید؟ لطفاً اولویت های اصلی خود را در پلنر خود بنویسید تا بتوانید ابتدا روی آنها تمرکز کنید. برخی از برنامه ریزان کاغذ مکانی مشخص برای نوشتن اولویت های روز شما دارند. دیگران این کار را نمی کنند، بنابراین ممکن است لازم باشد سیستمی را برای نمایش دستی اینها در نظر بگیرید، مانند: ستاره ها (به عنوان مثال، 1 ستاره = اولویت کم، 5 ستاره = فوری)کدگذاری رنگ (به عنوان مثال، آبی = اولویت کم، قرمز = فوری)ترتیب فهرست (به عنوان مثال، آخرین = اولویت کم؛ اول = فوری)از ربع‌های ماتریس مدیریت زمان برای کمک به اولویت‌بندی کارهایتان استفاده کنید. 2. از Timeboxing استفاده کنیدتایم باکسینگ تکنیکی است که می تواند به شما کمک کند از زمان خود بهترین استفاده را ببرید. این شامل تقسیم کردن روز خود به بخش های کوچکتر و اختصاص هر قطعه به یک کار، هدف، فعالیت یا تمرکز خاص است. به عنوان مثال، ممکن است روز خود را به شرح زیر مسدود کنید: ۸ صبح تا ۹ صبح: چک کردن و پاسخ دادن به ایمیل‌ها.9 صبح تا 11 صبح: نوشتن.12 صبح تا 1 بعد از ظهر: ناهار و استراحت.1 بعد از ظهر تا 4 بعد از ظهر: جلسات مشتری.4 بعد از ظهر تا 5 بعد از ظهر: رسیدگی به موارد فهرست کارها.یا ممکن است بخواهید از تکنیک پومودورو استفاده کنید، که شامل تقسیم کار به فواصل زمانی (معمولاً حدود 25 دقیقه) و استراحت های کوچک است. با استفاده از بلوک های زمانی، می توانید اطمینان حاصل کنید که در مهم ترین وظایف و اهداف خود پیشرفت می کنید. به علاوه، می‌تواند به شما کمک کند از هر کاری که باید در یک روز انجام شود غرق نشوید. در این بلوک‌های زمانی، ممکن است وظایف یا رویدادهای تقویم خاصی وجود داشته باشد که باید از آنها مراقبت کنید. یا ممکن است زمان نسبتاً بدون ساختار باشد. این انعطاف‌پذیری چیزی است که مسدود کردن زمان را بسیار مؤثر می‌کند! اکثر ابزارهای برنامه ریزی دیجیتال از یک سیستم پرچم برای برچسب گذاری اولویت هر زمان که یک کار یا کار جدید ایجاد می کنید استفاده می کنند.. آن را به یک عادت تبدیل کنیدهرچه بیشتر از پلنر خود استفاده کنید، سازماندهی راحت تر خواهد بود. مطمئن شوید که از پلنر خود روزانه استفاده می کنید تا به بخشی از روتین شما تبدیل شود. تا زمانی که به یک عادت تبدیل شود، توصیه می کنیم یک زنگ روزانه را روی تلفن خود تنظیم کنید تا به شما یادآوری کند که پلنر خود را به روز کنید. 4. در زمان بافر برنامه ریزی کنیدمهم نیست چقدر خوب برنامه ریزی می کنید، همیشه شگفتی هایی وجود خواهد داشت. به همین دلیل است که زمان‌بندی مقداری زمان بافر بین کارها و رویدادها ضروری است. اگر کاری بیشتر از حد انتظار طول بکشد، از مسیر خود دور نمی شوید. زمان بافر همچنین می‌تواند استراحت کند، ایمیل‌ها را پیگیری کند، یا کمی به خودتان اتاق تنفس بدهد. آن را برای شما کاربردی تر کنید. همانطور که قبلاً اشاره کردیم، اکثر برنامه ریزان دیجیتال با این ویژگی داخلی عرضه می شوند. 5. انعطاف پذیر باشیدبرنامه ها تغییر می کنند، و این اشکالی ندارد. از تغییر برنامه خود با پیشرفت برنامه نترسید - یادتان باشد که با مداد بنویسید. اگر از آن دسته افرادی هستید که به نوت بوک ها و برنامه ریزان خود نیاز دارند تا تمیز و صیقلی به نظر برسند، ممکن است دیجیتالی شدن منطقی باشد.
